334-7156315 info@cinaliano.it
Traduzione e interpretariato cinese e italiano

Legalizzazione e asseverazione: cosa sono?

Renzheng

La legalizzazione è una pratica burocratica che permette a un documento italiano di essere utilizzabile all’estero (e viceversa, vedi dopo). Per esempio, i certificati anagrafici emessi dal Comune sono validi in tutta Italia; ma se si ha la necessità di produrli ad autorità straniere, come nel caso di un matrimonio all’estero, allora bisogna seguire una procedura per “abilitarli” all’utilizzo fuori dai confini italiani. Questa procedura include l’asseverazione.

L’iter burocratico è sostanzialmente uguale per tutti i tipi di documenti, sia di tipo privato che commerciale, ma a seconda delle esigenze si procede secondo uno dei seguenti percorsi:

Con traduzione: Traduzione -> Asseverazione -> Legalizzazione/Apostille in Procura – > Legalizzazione consolare

Senza traduzione: Legalizzazione/Apostille in Prefettura -> Legalizzazione consolare

Procedura con traduzione

È l’iter più comune e completo, e permette a qualunque tipo di documento di essere direttamente utilizzato all’estero. Si svolge in quattro fasi:

  1. Traduzione – il documento scritto in italiano deve essere prima di tutto tradotto nella lingua del Paese nel quale deve essere valido. La traduzione teoricamente può essere redatta da qualunque cittadino conosca entrambe le lingue; nella pratica però, se il documento deve poi essere legalizzato, la traduzione sarà redatta dal traduttore professionista che si occuperà anche del passaggio successivo.
  2. Asseverazione (traduzione giurata) – si svolge presso un qualunque Tribunale italiano, alla presenza di un cancelliere. La persona che ha effettuato la traduzione presenta il documento originale, la stampa della sua traduzione e un verbale di asseverazione, nel quale si riportano le generalità del traduttore e alcune informazioni essenziali sul documento tradotto. Il verbale è compilato a cura del cancelliere, tuttavia alcuni Tribunali consentono di scaricarne un modello dal loro sito per permetterne la compilazione da casa. Il passaggio principale dell’asseverazione è il giuramento, eseguito dal traduttore con la formula: “Giuro di avere bene e fedelmente adempiuto alle operazioni affidatemi al solo scopo di far conoscere la verità”. Segue la firma del traduttore e i timbri e le firme del cancelliere, che infine materialmente sigilla insieme le varie componenti del documento. L’asseverazione si conclude in pochi minuti e non comporta costi diretti, ma è richiesto di apporre delle marche sulla traduzione (una da 16,00 Euro ogni quattro pagine a partire dalla prima) e sul verbale (solitamente una marca da 3,84 Euro).
  3. Legalizzazione/Apostille – nonostante l’asseverazione, il documento non ha ancora validità all’estero. Perché il documento possa essere riconosciuto dalle autorità straniere occorre che un’ulteriore autorità italiana faccia da tramite con le autorità straniere, riconoscendo la firma del cancelliere del Tribunale e garantendone l’autenticità. Questa è la funzione della legalizzazione, che si richiede presso la Procura della Repubblica della stessa provincia nella quale è stata effettuata l’asseverazione. In genere il servizio non prevede costi, ma richiede alcuni giorni per essere completato. La Convenzione dell’Aja (1961) consente di semplificare le procedure mediante la cosiddetta Apostille e permettendo di saltare il passaggio successivo (n. 4). Questa scorciatoia però è praticabile solo da e verso i Paesi che hanno aderito alla convenzione; tra i firmatari vi sono l’Italia, Macao e Hong Kong, mentre non hanno aderito né la Cina né Taiwan.
    Procura di Bergamo
    Il timbro della Procura di Bergamo con il quale si riconosce la firma del cancelliere del tribunale.

     

  4. Legalizzazione straniera – il documento ora è pronto per essere riconosciuto dalle autorità straniere. Deve quindi essere consegnato alla rappresentanza consolare in Italia del Paese di destinazione per il passaggio finale. Il consolato del Paese straniero riconosce le firme e il timbro della Procura, e completa l’iter con modalità differenti a seconda dello Stato di riferimento. Ogni rappresentanza accetta solo documenti legalizzati da Procure che si trovano nel proprio territorio di competenza. A questo punto il documento è valido e leggibile anche in quel Paese (ma non in altri). Per quanto riguarda la Cina, il procedimento si chiama renzheng (认证), e alla sua conclusione viene apposto un piccolo adesivo sul retro del documento con la firma del console. In genere i costi oscillano intorno ai 20 Euro per i documenti civili e ai circa 30/40 Euro per i documenti commerciali. Il ritiro è fissato di norma una settimana dopo la consegna, tranne nei casi in cui si richiede la tariffa d’urgenza. I consolati cinesi in Italia si trovano a Roma, Milano e Firenze.

    Renzheng
    L’adesivo del renzheng del Consolato cinese di Milano. La firma del sostituto procuratore italiano è riconosciuta come autentica e valida.

Pratica senza traduzione

Esiste anche una procedura più semplice, che consiste nella legalizzazione senza traduzione, adottata quando le autorità straniere richiedono un atto pubblico prescindendo in un primo tempo dal suo contenuto, che infatti non viene tradotto (può eventualmente essere tradotto in loco successivamente). In tal caso il certificato va presentato presso la Prefettura per ottenere la legalizzazione, e subito dopo consegnato presso le autorità straniere.

Se il Paese destinatario aderisce, come l’Italia, alla Convenzione dell’Aja, il documento ha già terminato il suo iter e può essere utilizzato direttamente con questo unico passaggio e senza la necessità di un ulteriore visto consolare. Bisogna però precisare che la procedura presso la Prefettura non è applicabile a diverse tipologie di documenti, per i quali bisogna quindi rivolgersi alle Procure.

Documenti stranieri da far valere in Italia

I procedimenti appena descritti riguardano documenti italiani da far valere all’estero. Invece, nel caso ci si trovi in possesso di documenti stranieri da far valere in Italia, in molti casi è sufficiente la traduzione asseverata eseguita in Italia presso un qualunque tribunale; tuttavia questa pratica garantisce solo il contenuto del documento, senza poter sostenere nulla riguardo l’autenticità delle firme che vi compaiono. 

Pertanto in alcuni casi, di solito più formali, le autorità italiane richiedono la dichiarazione di valore, che è il corrispondente del precedente punto 4.  La dichiarazione di valore è eseguita dai consolati italiani all’estero, e garantisce l’autenticità e il contenuto dopo un percorso in genere simile a quello già descritto, ma effettuato interamente presso il Paese straniero. Nel caso di Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja le pratiche sono più semplici, ma le modalità esatte sono comunque da confermare direttamente con il consolato italiano di riferimento.

In Cina la traduzione e asseverazione sono eseguite presso i notai pubblici (公证处), e il riconoscimento della firma del notaio è a cura del Ministero degli Esteri (外交部), che appone un adesivo. Anche in questo caso l’ultimo passo è la convalida da parte del Consolato italiano, che esegue la legalizzazione, oppure – nel caso di titoli di studio – la dichiarazione di valore.

L'adesivo del Ministero degli Esteri (Waijiaobu) cinese.
L’adesivo e il timbro del Ministero degli Esteri (Waijiaobu) cinese.

 

Timbri
Una pratica rilasciata dalle autorità italiane su un documento emesso in Cina.